Nee. Niet ingewikkeld. Goed afstemmen is wel belangrijk. Efficiëntie en inzichtelijkheid voor de mensen die het aangaat, vind ik daarbij de twee belangrijkste pijlers. Beide een voorwaarde om goed samen te werken met bedrijven.

Afstemming
Mijn advies is om voorafgaand aan de samenwerking alle mogelijke vormen van samenwerken af te stemmen. Door alle vormen in kaart te brengen, maak je het organiseren van de uitvoering eenvoudig. Ook breng je de betrokkenen op ideeën. Inhuren van een gastdocent, gebruik van accommodatie, een nieuw onderwijsconcept (zoals een meester-gezelconstructie samen vormgeven) of het maken van lesmateriaal. Allemaal voorbeelden van manieren waarvoor onderwijs het bedrijfsleven zou kunnen inhuren.

Vergoeding
Ik zeg inhuren omdat ik vind dat er in principe altijd een vergoeding tegenover moet staan. Zelfs al wil een bedrijf dat eigenlijk niet. Een vergoeding is niet alleen een blijk van waardering, het professionaliseert ook de relatie. Wie betaalt mag ook vragen stellen over afspraken en kwaliteit verwachten. Als school wil je dat de externe bijscholing volgt en wellicht ook pedagogische/didactische training. Samenwerking die gestoeld is op vrijwillige basis blijkt in de praktijk incidenteel en niet duurzaam is mijn ervaring.

Er zijn altijd uitzonderingen. Bij echte win-win situaties bijvoorbeeld. Werk je met een groep studenten bijvoorbeeld aan de werkprocessen ‘Onderhouden leefomgeving’ of ‘Zorgen voor een hygiënische omgeving’ op een bedrijf, dan zou de afspraak kunnen zijn dat er geen vergoeding tegenover staat. Mits het bedrijf optimaal profiteert van de opdrachten die de studenten uitvoeren.

Om een indruk te geven van de kosten:

• Hybride docent : afhankelijk van beroep tussen de 35,- en 70,- per uur incl. voor- en nazorg, excl. btw en reiskosten van 0,19 ct. per km
• Accommodatiehuur : tussen de 25,- en 50,- per dagdeel
• Meester-gezel: €25,- per uur bij begeleiding van een klein groepje studenten

Als school kun je ervoor kiezen om uniforme prijsafspraken te hanteren. Voor accommodatiehuur en het ontwikkelen van lesmateriaal is dit misschien haalbaar. Bij inzet van gastdocenten/hybride docenten betwijfel ik dat ten zeerste. Mijn ervaring is dat de wereld zo niet in elkaar zit. Een dierenarts komt niet voor 40,- per uur terwijl veel andere experts dit een prima uurtarief vinden. Wat wel een optie is, en veel ruis kan voorkomen, is om binnen een bepaalde branche of werkveld vaste prijzen te hanteren.

Facturering
Geef een docent zoveel mogelijk mandaat. Korte lijnen. Dat is noodzakelijk voor flexibiliteit. Als de docent weet welke afspraken er gemaakt zijn (of hij mag maken), kan hij inspelen op situaties. Bijvoorbeeld deelnemen aan externe evenementen, bij uitval van een collega een groep studenten extern laten gaan of een externe inhuren.

Wanneer de factuur aan de docent gericht is en hij ook het mandaat krijgt de facturen te accorderen, hoeven leidinggevende en financieel medewerker alleen nog te monitoren. De docent weet of de data en kosten op de factuur kloppen en kent de prijsafspraken. Wederom, efficiënt en inzichtelijk voor de mensen die het aangaat.

Begroting
Laat de docent ook zelf de begroting opstellen. Een begroting per schooljaar die in mei/juni voorafgaand aan het schooljaar wordt opgesteld en beoordeeld. Begroot 10% meer zodat je ruimte creëert om flexibel in te spelen op situaties. Met een begroting weet iedereen wat kan en mag en hoef je alleen nog te monitoren. Ook HR kan dan tijdig advies uitbrengen qua wijze van inzet van de externe.

Intentie- en samenwerkingsovereenkomst
Natuurlijk is het belangrijk om afspraken tijdig te maken en vast te leggen. Zelf leg ik de afspraken die ik maak gedurende het brainstormproces vast in een intentie-overeenkomst. Wanneer deze compleet is transformeert deze in een samenwerkingsovereenkomst. Benieuwd naar het format? Laat het weten, dan mail ik hem.

Betaal je veel meer? Of zijn de processen binnen je organisatie nog niet efficiënt of inzichtelijk voor betrokkenen? Bel gerust, dan denk ik met je mee. Bel 06 21 85 48 56 of mail voor een afspraak jennifer@praktijkexperts.nl