Docent Astrid, docent Zorg en Welzijn niveau 3, zet simulatiepatiënten in bij haar lessen. Studenten reageren heel professioneel op deze patiënten omdat het onbekenden voor hen zijn en de situatie heel realistisch is. Astrid zou deze ondersteuning niet willen missen. Het is voor haar echter onduidelijk welke afspraken zij met deze mensen kan maken als het gaan om een vergoeding. De school heeft hier geen duidelijke richtlijnen voor. Astrid heeft mensen uit haar eigen netwerk gevraagd en ze vindt het belangrijk om de relatie goed te houden. Ze voelt zich verantwoordelijk.
Ondanks dat werken via IB 47 niet heel bekend is, is het een prima manier om te voldoen aan fiscale verplichtingen. Deze werkwijze is van toepassing op externen die het werk niet vanuit loondienst of als ondernemer uitvoeren maar dat doen als particulier, vanuit een privésituatie. Als het ware een bijbaantje. De bedragen die op deze manier aan derden worden betaald, moeten door de school aan de belastingdienst door worden gegeven via een IB 47 formulier. De school is in deze context opdrachtgever, geen werkgever.
Bij deze vorm van externe inzet gaat het om een heel concrete taak. Bijvoorbeeld:
- Gastsprekers
- Een DJ voor een schoolfeest
- Simulatiepatiënten
- Studenten die helpen bij een Open Dag
- Gastdocenten met een specifieke expertise
- Praktijkassessoren
- Acteurs of modellen
- Surveillanten
- Toezichthouders
Wat zijn eigenlijk de voordelen van externe inzet?
Het is voor het onderwijs heel aantrekkelijk om een poule van derden samen te stellen die taken naar behoefte kunnen uitvoeren. De flexibiliteit van externen helpt om onderwijs goed te organiseren.
- Externe inzet zorgt ervoor dat docenten kunnen worden ondersteund bij bijvoorbeeld grote groepen of wanneer een collega uitvalt door ziekte.
- Externe inzet zorgt voor actuele expertise die het interne docententeam gezien de veranderende wereld niet altijd in huis heeft.
- Externe inzet zorgt voor een objectievere beoordeling doordat een externe geen verleden heeft met de student.
- Bij deze wijze van externe inzet is het een bijkomend voordeel dat btw heffing niet van toepassing is.
Een risico van de inzet van externen kan zijn dat iemand werk doet dat valt onder werkzaamheden die door de belastingdienst gezien worden als ‘werk in loondienst’. Dit risico sluit je uit door de inzet van de externe niet structureel plaats te laten vinden en de werkwijze te hanteren zoals ik die in deze column beschrijf. Er wordt door de belastingdienst niet omschreven wat zij onder incidenteel verstaan. Een richtlijn zou kunnen zijn maximaal 10 keer per schooljaar.
Hoe dien je een overzicht van betaalde bedragen in?
Een IB 47 formulier invullen is gelukkig heel eenvoudig en ook het aanleveren bij de belastingdienst gaat snel via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Dit moet voor 1 februari van het volgende kalenderjaar. Daarnaast moet je de Belastingdienst ook inlichten als je een jaar geen externen op deze wijze hebt uitbetaald. Het is de verantwoordelijkheid van de externe zelf om zijn inkomsten uit overig werk aan te geven in box 1. Wel netjes om de externe hierop te attenderen.
Let op: Betalingen aan externen die onder de vrijwilligersregeling vallen, hoeven niet aan de belastingdienst te worden doorgegeven. Wil je meer weten over de vrijwilligersregeling? Laat het me weten dan schenk ik daar een volgende keer aandacht aan.
Door duidelijke afspraken te maken neem je het spanningsveld weg dat ontstaat wanneer docenten niet goed weten hoe om te gaan met externe inzet. De docent kan de relatie met de externe goed houden, de externe weet vooraf waar hij aan toe is en HR heeft overzicht.
Heb je vragen of vind je het prettig om samen met een ervaringsdeskundige de werkwijze onder de loep te nemen? PraktijkExperts denkt graag mee. Bel 0522 – 70 02 84 of mail voor een afspraak info@praktijkexperts.nl